För en anmäld skada registreras bara ett minimum av uppgifter. Förutom uppgift om person- eller organisationsnummer registreras vissa uppgifter knutna till den aktuella skadan som skadedatum, skadenummer, typ av skada och vilket försäkringsbolag som anmälan gjorts till. Andra uppgifter som kan registreras är:
I skadan kan försäkringstagaren, skadelidanden eller en berörd part registreras. Exempelvis kan en registrering visa att en person som har en villaförsäkring har anmält en brandskada en viss dag eller att en person vill ha ersättning från sin reseförsäkring för ett rån eller överfall som denne utsatts för ett visst datum.
För användare hos ett försäkringsföretag eller tjänstepensionsföretag som är anslutet till GSR kommer personuppgifter registreras för att kunna identifiera vilka som får tillgång till registret och för att kunna hålla vårt avtal med försäkringsföretaget. Det som registreras är personnummer, namn och e-postadress. Även uppgifter om användarnas aktiviteter i systemet sparas för administration av systemet och för att säkerställa datakvaliteten och säkerheten.
Tillgången till registret är behörighetsbegränsad och för att kunna logga in i registret används personnummer för identifiering. Förutom GSR:s egen personal och uppdragstagare får bara behöriga användare hos försäkringsföretag och dess underleverantörer, tjänstepensionsföretag och myndigheter som handlägger likartade ersättningsanspråk som är anslutna till GSR, tillgång till uppgifter i registret. Med behöriga användare menas personal som arbetar med att reglera en anmäld skada. Ett försäkringsföretag får alltså inte med hjälp av registret kontrollera om en kund som vill teckna en ny försäkring har anmält några skador tidigare. Pseudonymiserade uppgifter kan lämnas ut till företag eller organisation inom samma koncern för statistiska ändamål och aggregerade analyser.
Alla försäkringsföretag och tjänstepensionsföretag som är verksamma i Sverige har möjlighet att delta i registersamarbetet.
Uppgifter om en skada sparas i tio år efter registreringsdatum. Betalningsnummer, e-post och telefonnummer kan endast förekomma de tre första åren, sedan tas de bort.
Uppgifter om användare av registret administreras i första hand löpande av respektive försäkringsföretag. När en användare har inaktiverats sparas personuppgifter om denna i max två år. Uppgifter om slagningar i systemet sparas i två år.